一般性国际会议无需预报，重大国际会议必须按照教育部通知要求提前预报，逾期不能补预报，未预报不能正式申报。会议申请人应于每年10-11月通过“国际会议报批平台（http://econf.hust.edu.cn/）”填报下一年度“国际会议预报表”，学校于每年11月上报教育部。

1.一般性线下国际会议和重大国际会议，须至少于开会前4个月通过教育部国际会议报批平台填写会议申报表;一般性线上国际会议（含线上线下相结合会议），须至少于开会前一个半月通过教育部国际会议报批平台中填写会议申报表。

2.国际会议负责人在教育部国际会议报批平台提交会议申报表后，须撰写会议申报文件，经所在二级单位及二级单位党委审核后依次提交至党委宣传部和国际合作与交流处审核。校内审核通过后，满足学校自批条件的一般性自然科学类国际会议，由国际合作与交流处报教育部备案，其他类型国际会议由国际合作与交流处报教育部审批。

3.重要提示：请及时在线填写申报材料，线下会议距开会时间不足3个月将无法在“国际会议报批平台”填报会议申请。在线填报方法请参考《国际会议报批平台使用帮助》。

1.各单位要按照“谁申报谁负责，谁主办谁主责”的原则，加强分党委（党总支、党工委）对国际会议的全程监督管理责任，履行过程监督的责任，在会议组织、活动安排、宣传报道等方面做好应急预案。

2.举办国际会议如涉及短期外国专家来访，须遵守《南开大学外国专家及外籍教师管理办法》各项要求，并重点做好短期外国专家交流备案工作；如涉外国驻华使领馆人员活动，须按照有关规定执行报批手续。

国际会议负责人须于会议结束后２个月内，在教育部国际会议报批平台上填写《在华举办国际会议总结表》，按要求上传相关会议材料，如未按规定时限提交以往会议总结和材料的，视情将与受理新会议申请挂钩。